Un mapa de procesos es una herramienta valiosa para cualquier empresa, incluyendo los restaurantes. Permite visualizar y entender cómo se realizan las tareas y actividades dentro del negocio, y cómo estas se relacionan entre sí.
Esto puede ser útil para identificar y solucionar problemas de eficiencia, mejorar la calidad del servicio y optimizar los recursos.
En el caso de un restaurante, estos procesos podrían incluir la preparación de alimentos, la atención al cliente y la gestión de inventario, entre otros. Lo cuál es muy útil para comenzar a implementar procedimientos.
El objetivo de la gestión por procesos es mejorar la eficiencia y efectividad de los procesos, lo que a su vez puede llevar a una mejora en la calidad del servicio y la satisfacción del cliente. Para lograr esto, es necesario mapear y definir claramente cada proceso, lo que implica conocer y entender cómo funcionan y cómo se relacionan entre sí.
Esto también puede ayudar a fomentar la autonomía del personal y a reducir la dependencia de la supervisión constante.
A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo crear un mapa de procesos para un restaurante:
Paso 1: Identificar los procesos clave
Antes de empezar a dibujar el mapa, es necesario identificar cuáles son los procesos clave del restaurante.
Algunos ejemplos pueden ser:
Recepción de pedidos:
Incluye la toma de pedidos por parte de los meseros y su envío a la cocina.
Preparación de alimentos:
Incluye todas las actividades necesarias para preparar los platos que se sirven en el restaurante, como cortar verduras, cocinar carnes, etc.
Servicio de mesa:
Incluye la atención a los clientes en sus mesas, la presentación de los alimentos y la resolución de cualquier problema o necesidad que puedan tener.
Limpieza:
incluye la limpieza y el mantenimiento de todas las áreas del restaurante, desde la cocina hasta los baños y las mesas.
Paso 2: Identificar las actividades dentro de cada proceso
Una vez identificados los procesos clave, es necesario desglosarlos en las actividades más detalladas posibles.
Por ejemplo, para el proceso de preparación de alimentos, algunas actividades podrían ser:
- Comprar ingredientes frescos y de calidad
- Almacenar los ingredientes de manera adecuada para mantener su frescura
- Preparar los ingredientes necesarios para cada plato (cortar verduras, cocinar carnes, etc.)
- Armado de platos y presentación atractiva
Paso 3: Dibujar el mapa de procesos
Una vez identificadas todas las actividades, es hora de dibujar el mapa de procesos. Esto se puede hacer a mano o utilizando un software especializado. Lo importante es que el mapa sea claro y fácil de entender.
Para dibujar el mapa, se puede utilizar una tabla como la siguiente:
Ejemplo 1:
| Proceso | Actividad |
| Recepción de pedidos | Toma de pedidos por parte de los meseros |
| Validación de la disponibilidad de los platos solicitados | |
| Envío de pedidos a la cocina | |
| Preparación de alimentos | Verificación de la disponibilidad de ingredientes |
| Preparación de los ingredientes necesarios para cada plato (cortar verduras, cocinar carnes, etc.) | |
| Armado de platos y presentación atractiva | |
| Servicio de mesa | Atender a los clientes en sus mesas |
| Presentar los alimentos | |
| Cobro de la cuenta | |
| Resolver cualquier problema o necesidad que puedan tener los clientes | |
| Limpieza | Limpiar y mantener las áreas del restaurante (cocina, baños, mesas, etc.) |
Paso 4: Identificar los flujos de trabajo
Una vez dibujado el mapa de procesos, es importante identificar cómo fluye el trabajo entre las diferentes actividades.
Por ejemplo, el proceso de recepción de pedidos puede depender de la disponibilidad de meseros, mientras que el proceso de preparación de alimentos puede depender de la disponibilidad de ingredientes frescos y de calidad.
Paso 5: Identificar puntos de mejora
Una vez creado el mapa de procesos, es posible identificar áreas que pueden ser mejoradas.
Por ejemplo, quizás se pueda optimizar el proceso de compra de ingredientes para ahorrar tiempo y dinero, o tal vez sea necesario contratar más meseros para mejorar la eficiencia en la recepción de pedidos.
Finalizar el diagrama de flujo del proceso:
Revisa el diagrama de flujo con los otros interesados (miembros del equipo, empleados, supervisores, proveedores, clientes, etc.) para asegurarte de que todos estén de acuerdo.
Asegúrate de haber incluido información gráfica importante, como un título y una fecha, para que sea fácil tener una referencia.
Preguntas útiles:
¿El proceso se está ejecutando como debería?
¿Seguirán los miembros del equipo el proceso descrito?
¿Todos están de acuerdo con el flujo del mapa de procesos?
¿Hay algo que sea redundante?
¿Hay algún paso que falte?
Con el mapa de procesos en mano, es más fácil tomar decisiones informadas y mejorar la eficiencia en el negocio. Además, este tipo de herramienta puede ser útil para comunicar a todos los empleados cómo se realizan las tareas y cómo estas se relacionan entre sí, lo que puede ayudar a fomentar la colaboración y el trabajo en equipo.
