Control de Costos en Tu Restaurante

En un Restaurante, se considera costo variable al costo de la materia prima utilizada para la elaboración de los platillos, y si el establecimiento realiza envíos a domicilio ó vende comida para llevar, también debe incluirse el costo de los contenedores desechables.

Para determinar estos costos lo primero que debe realizarse es la Receta Estándar de cada uno de los platillos y costearla correctamente con todos los ingredientes que componen nuestro menú y luego poner mucha atención en realizar un correcto seguimiento a cada uno de los siguientes puntos:

1. Seleccionar correctamente a los proveedores
      El principal objetivo a la hora de seleccionar un proveedor debe ser poder lograr buenos arreglos en la compra, para esto es necesario evaluar si se puede realizar grandes volúmenes de compra ó negociar promociones y descuentos.

Además, otro punto importante debe ser que el proveedor pueda cumplir con las especificaciones de compra dispuestas en la receta, es decir, que sea el que mejor responde a nuestros requerimientos, por ejemplo que siempre tenga disponible los insumos que necesitamos para el funcionamiento del negocio.

2. No desperdiciar en forma desmedida
      La mayoría de los alimentos experimentan dos modificaciones lógicas de volumen: Una en la limpieza y la otra en la cocción, ambas contempladas en la receta en forma porcentual conocidas como “merma”.

En este caso lo que deberá cuidarse es que ese porcentaje sea respetado SIEMPRE de manera estandarizada.
Algunas de las causas por las que no se respeta dicho porcentaje son:

• La ausencia ó el desconocimiento de una receta estandarizada.
• La falta de capacitación del personal.
• La carencia de los elementos necesarios para un correcto desempeño ó el mal estado de los mismos.
• La compra de insumos irregulares

3. Realizar un correcto almacenamiento
      No ser lo suficientemente ordenado y cuidadoso puede derivar en los siguientes inconvenientes:
– Que la mercadería se eche a perder
– Que se pasé el vencimiento y no se haya utilizado
– Que se contamine con bacterias ó contamine a otros alimentos (lo que no solo incrementará el Costo de Ventas sino que también pondrá en riesgo a la salud de los clientes).

Por esta razón, es indispensable el control en la recepción de la mercadería, la que deberá limpiarse por completo en las proximidades de la puerta de ingreso de la misma, es decir, NO INCORPORAR ALIMENTOS SUCIOS A LA COCINA DEL RESTAURANTE.

Además, realizada la limpieza deberá almacenarse mediante el método PEPS (Primeras Entradas – Primeras Salidas) sin excepción.

4. Porcionar de manera estandarizada
      Una vez establecidas las porciones en la Receta Entandar, el costo y el precio se calculan a partir de dichos gramajes. Por ello, es fundamental, verificar que esas porciones sean SIEMPRE del mismo tamaño.

Para asegurar la paridad en las porciones es necesario que el personal esté involucrado en la responsabilidad, es decir, una de las estrategias más eficaces, es que todos ó uno de los responsables del grupo de trabajo perciba un % como premio al rendimiento (Ej.: Si se consigue un costo variable mensual menor al X % de la venta, el responsable recibirá un X % más en su salario, a modo de premio al alcance del objetivo propuesto.)

Es importante también, como en el punto 2, proveer al personal de la información y elementos necesarios para su desempeño.

5. Revisar lo que se desecha o se tira.
      En este punto deberán cuidarse dos cuestiones:

• Quien decide lo que se descarta?

Muchas veces, cualquier persona del negocio decide tirar mercancía aunque esta se encuentre en buenas condiciones para su venta, y las razones por las que esto ocurre son diversas: Puede ser que el personal desee comerla, o no esté lo suficientemente capacitado para revisar su estado y ante la duda prefiera descartarla, o peor aún, existan inconvenientes internos, muchas veces ajenos al establecimiento, y no le interese cuidar la mercancía, o simplemente se intente perjudicar a alguno de los encargados de la realización de la producción.

En estos casos es vital que se determine a un único encargado en la toma de decisiones de este calibre y que dicho responsable esté involucrado en los resultados de la operación y lo registre.

• Se reaprovecha la mercadería eficientemente?

Una de las ventajas que tiene vender Materia Prima es que la misma puede reutilizarse, y lograr con pequeños cambios y un poco de imaginación un aprovechamiento muy beneficioso para nuestros costos.

6. Presupuestar las ventas sobre una base sólida
      Una de las bases más importantes para evitar el desperdicio, es no producir en exceso, ya que será muy difícil poder reaprovechar todos los sobrantes.

Y paradójicamente, producir menos cantidad de la necesaria, también traerá incrementos en los costos ya que se deberá salir a comprar los faltantes de URGENCIA y pagar un monto superior al abonado a diario por los mismos.

Por esta razón es indispensable llevar un historial de las ventas en formatos en excel muy utiles y estar muy alerta con las fechas especiales, feriados, etc., como así también con cuestiones más cotidianas como un paro, un corte de calle, refacciones, etc. que puedan afectar la facturación.

7. Controlar posibles robos y hurtos
Desgraciadamente, en este punto, debe mencionarse que son innumerables las actividades por las que el personal puede realizar robos o hurtos de Materia Prima. Comer mercadería que no está permitida, sacar alimentos del establecimiento para su consumo o reventa, servir a los clientes platos sin registrar, entre otros tantos.

Para evitar estos inconvenientes es necesario:
– Establecer un menú para el personal y respetarlo
– Revisar los ingresos y egresos del personal
– No ubicar al vestuario (bolsos, abrigos, etc..) cerca de la cocina y controlar el acceso a los mismos
– Unificar la facturación y realizar dobles controles de lo solicitado. (Es decir: Quien toma la orden del plato, no debe ser quien lo prepara ni quien lo cobra)

8. Evitar la venta NO registrada
      En muchas ocasiones, dado el tamaño del establecimiento, se deja de lado la idea de invertir en un buen sistema de facturación y cobro, dejando esta labor en manos de personas “de nuestra confianza”.

Sin embargo, el chequeo riguroso de estos registros, permitirá no solo resguardar al establecimiento de posibles faltantes intencionales, sino que además serán muy útiles para elaborar historiales ó reportes que luego facilitarán la realización de pronósticos, control de inventarios, etc.

9. Fomentar el marketing interno y la venta sugestiva
      Uno de los mecanismos más eficientes para mejorar el margen (y por ende REDUCIR el Costo Variable), es vender aquellos artículos que dejan más rentabilidad.

Para ello, lo primero será buscar los platos más rentables del negocio, es decir, teniendo el precio de venta, se calculará cual es el porcentaje que posee el costo de la mercadería (a partir de la receta estándar y el cálculo del costo de cada platillo). Por ende, los platos que posean el menor porcentaje de costo de venta serán los más rentables.

Una vez identificados los mismos, deben realizarse buenas herramientas de venta (cartas, atriles, etc.) como así también entrenar al personal para que ofrezca estos platos como primera alternativa.

En conclusión, pese a que cuando se tiene una diferencia en el costo de mercadería pronosticado, ó cuando el inventario ideal no coincide con el real, en lo único que se piensa es en Robo y Hurto, con este artículo queda aclarado que son muchas las razones que puede incrementar el costo de venta y que la mejor manera para prevenir esta suba es Planificar con un correcto calculo de costo por platillo, Receta Estándar, historiales de ventas, Organizar el trabajo, los horarios, la distribución de los equipos; Coordinar la capacitación y estandarización; Dirigir al personal , al abastecimiento y almacenamiento y Controlar TODO lo que se realice en el establecimiento.