El ABC del Inventario en tu Restaurante.

Existen diversos métodos para llevar un correcto control del almacén en un restaurante, pero uno de los métodos más eficaces que se recomienda para el control de inventario es el sistema llamado ABC.

El sistema ABC del control de inventarios se basa en identificar los productos que tiene un impacto importante en un valor global; es decir clasificar los productos que utilizas para la elaboración de tu menú según su relevancia en el consumo y su costo. Productos “A”, que componen al menos 70 % del valor total en dinero de la materia prima, productos “B” que componen aproximadamente 20 % del valor de nuestro inventario y “C” que representa el 10 % restante, aproximadamente.

Antes de realizar cualquier clasificación de tus productos en ABC, es recomendable hacer un inventario físico total, junto con la lista de precios de los productos que componen el inventario.

Posteriormente, resultará de mucha utilidad “porcionar” todos los productos de nuestro almacén; es decir, si por ejemplo utilizamos Arroz, no sería recomendable surtirlo a cocina entregándole un costal completo, sino previamente debería ser porcionado y embolsado por kilos.

Digamos que cada carga de la olla puede recibir y hacer dos kilos de arroz, de modo que cada unidad sería igual a cada bolsa de dos kilos, en lugar de cuantificarla por saco o simplemente por kilo.

Entonces se haría la clasificación ABC, donde los productos A son los que mayor utilidad le generan a la empresa y, por lo tanto, deben ser los que tenemos que cuidar y controlar más, y así sucesivamente.

Necesitamos llevar un registro que cubra al menos todos los productos que identificamos como tipo A y tipo B, que son los que merecen mayor resguardo, pero también gran cuidado y atención en cuanto a la calidad que presentan.

Los productos C pueden controlarse empíricamente o si se desea mediante una hoja de cálculo. Sin embargo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos, pues aportan poco valor a la empresa y a sus utilidades, y sí pueden aumentar los gastos operativos ya que incrementan el tiempo que el personal encargado de realizar dicha labor le dedica.

Después de clasificar los productos en ABC, se debe proceder a clasificarlos por origen, es decir, ¿los compramos en el mercado?, ¿el proveedor nos los trae?, ¿nos los mandan por paquetería?

Una vez que hemos clasificado nuestro inventario por tipo y por origen, podremos llevar a cabo una lista de control de las entradas y salidas del almacén, e igualmente registrar —también en hoja de cálculo— los consumos diarios de nuestras unidades de productos, como “Entradas” y “Salidas”, en el día en que sucedan.

Dicha lista de control nos servirá, en primera instancia, para verificar los consumos diarios y semanales, así como para elaborar una lista de compras que puede incluir el monto de dinero que vamos a gastar.

A continuación te compartimos las puntos principales a los que debes prestar atención en el almacén de tu restaurante:

EXCESO DE INVENTARIO
En un restaurante, el tener exceso de inventario  lleva a mayor descontrol de los mismos y una disminución paulatina de la liquidez, pues para mantener un alto nivel de mercancía la empresa debe contratar créditos con proveedores y la recuperación del efectivo va sirviendo para pagar dichos créditos y gastos fijos de la empresa con dificultad, provocando que se viva “al día”.

Esta situación es más acentuada cuando la empresa maneja créditos para sus clientes, ya que entra en juego también la recuperación de cartera que siempre es problemática.

Sin embargo, cuando el empresario de un restaurante se centra en tener altos niveles de inventario para asegurar su venta, muchas veces se incurre en exceso de materiales, lo que tiene como consecuencia principal el aumento de la merma y la disminución de la calidad en perecederos, y a su vez una menor calidad de los productos que se ofrecen.

INSUFICIENCIA DE INVENTARIO
Sin el inventario suficiente para vender, no solo perdemos la venta sino que también podemos perder al cliente.

El negar productos demerita sobremanera la concepción que el usuario tiene del negocio. El no contar con cierto producto provoca que el consumidor asista a otro lugar, ya que la competencia es cada vez más agresiva.

BAJA CALIDAD DE LA MATERIA PRIMA DADA SU CADUCIDAD
En un restaurante, en numerosas ocasiones el cliente no puede darse cuenta del tiempo de refrigeración o tiempo de anaquel del producto que está consumiendo, porque la receta y la sazón de nuestro cocinero es excelente.

Sin embargo, el cliente siempre se dará cuenta cuando un producto excede sus expectativas si se trata de uno del día y por lo tanto fresco.

La experiencia nos ha mostrado que dadas las circunstancias de cercanía y conveniencia, es mejor no comprar material perecedero por volumen, sino hacer que el proveedor nos entregue sus productos en pequeñas remesas, o comprarlo y escogerlo nosotros mismos. Esto permitirá contar siempre con materia prima de óptima calidad y la preferencia del cliente.

Por otro lado, la compra por volumen nos abre la posibilidad de obtener mejores precios por nuestros productos. En sí, lo recomendable es comprar por volumen los productos con caducidad mayor a cinco días.

Los más frescos, como la carne, pollo, cerdo, pescados, mariscos y las verduras de poca duración en refrigerador, se deberían comprar diariamente, dependiendo de la necesidad del restaurante y de la motivación para llevar a cabo todas las acciones tendientes a ofrecer productos de la máxima calidad.

PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS
Coloca los productos más solicitados al principio de tu ruta, así necesitarán menos tiempo para conseguirlos cuando se necesiten. Utiliza anaqueles móviles, donde los productos colocados irán hacia abajo en cuanto se tomen. Así mantendrás el refrigerador ordenado, una visión general de las existencias y garantizas el principio de primeras entradas, primeras salidas (PEPS).

ROBO
Desafortunadamente es usual que sean los mismos empleados o los clientes quienes lleven a cabo el “robo hormiga”, otro factor que provoca el aumento de los costos por falta de control del inventario.

MERMAS
La merma de materiales constituye otro factor que aumenta considerablemente los costos de ventas. Existen autores que consideran que una merma aceptable sería desde 2 % hasta 3 % del valor del inventario.

La realidad es que la única merma aceptable es de 0 %: aunque se trate de una utopía conseguirlo, nuestro objetivo siempre debe estar orientado hacia el estándar más alto y no ser indulgentes con la obtención de nuestras utilidades.

DESORDEN
Es un hecho que el desorden en bodega o en el área de trabajo provoca graves pérdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en almacén y comprar demás, o simplemente no encontrar el material que necesitamos y este pierda su vida útil.

POLÍTICAS DE CONTROL.
Un simple candado puede ser la diferencia entre utilidades o pérdidas. Debe destinarse un área específica para guardar las mercancías y materia prima que vamos a vender.

El acceso a bodega debe ser restringido a una o dos personas como máximo y solo debe entrar más personal cuando sea necesario llevar a cabo inventarios físicos.

Mariscos, carnes, aves, refrescos, cervezas y cualquier material de alto costo deben guardarse bajo llave si no se van a utilizar en el día, así como también si se encuentran en congelación.

 Para terminar, no olvides qué?

Mediante el control de inventarios se eliminan también los tiempos muertos del personal, ya que cualquier cajera capacitada puede llevar a cabo el registro, con el apoyo de la persona encargada de recibir el material.

Para el conteo físico siempre se puede utilizar al personal operativo; rotando la tarea cada inventario (el que recibe la mercancía no es el quien cuenta el inventario).

Los periodos para realizar los inventarios pueden ser según el movimiento de ventas de tu restaurante y el tamaño del almacén. Se puede llevar un inventario diario de los producción que esta en los refrigeradores por ejemplo y semanal o mensual en el almacén general.

El objetivo es que en tu restaurantes siempre cuentes con información valiosa para un mejor control de los costos y el flujo de efectivo.